Családi Bölcsődék

Ügyfélfogadási idő: hétfőtől csütörtökig. A részletes ügyfélfogadási rend ide kattintva olvasható.

Menu

Iratok kezelése a bölcsődei szolgáltatásokban

Szerző: Nyári Szilvia – Dátum: 2025. 10. 20.

Szerző: Nyári Szilvia – Dátum: 2025. 10. 20.

Iratok kezelése a bölcsődei szolgáltatásokban
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Iratkozz fel hírlevelünkre!
Legutóbbi bejegyzések

Iratok kezelése a bölcsődei szolgáltatásokban

A családi bölcsődékben, munkahelyi bölcsődékben, napközbeni gyermekfelügyeletekben a működés során számos dokumentum, irat keletkezik. Ezeket az iratokat megfelelő módon szükséges kezelni.

Az iratkezelés célja, hogy a fenntartó és a szolgáltatás dokumentumai — legyenek azok papíralapúak vagy elektronikusak — átláthatóan, visszakereshetően és biztonságosan kerüljenek nyilvántartásba, megőrzésre és selejtezésre.

A szabályos iratkezelés biztosítja, hogy:

  • minden dokumentum nyomon követhető legyen az életciklusa során,
  • a szükséges információk gyorsan elérhetők legyenek,
  • a jogszabályi előírásoknak megfelelően történjen a megőrzés és törlés.

Ezt a feladatot ráadásul úgy kell megoldani, hogy a folyamatok során kezelt iratok és azok kezelése megfeleljen az Infótörvénynek és a GDPR-nak is.

Ezzel kapcsolatban készítettünk egy rövid áttekintést, ami segítheti a fenntartókat abban, hogy az iratok kezelésének feladatait sikeresen megoldják.

Nézzük tehát a legfontosabb iratkezelési alapelveket, szabályokat, módszereket!

Az irat fogalma

Irat minden olyan dokumentum, amely a szolgáltatás működése során keletkezik vagy beérkezik, és amely:

  • tartalmaz valamilyen információt a fenntartó tevékenységéről,
  • papíron vagy elektronikus formában létezik,
  • bizonyító erejű lehet, vagy hivatkozási alapként szolgálhat.

Ide tartoznak például:

  • szerződések, megállapodások, számlák, megrendelések,
  • levelek, e-mailek, jelentések,
  • jegyzőkönyvek, nyilvántartások,
  • hatósági iratok, engedélyek, tanúsítványok,
  • fenntartói belső ellenőrzések és hatósági ellenőrzések dokumentumai.

Az iratkezelés alapelvei

  1. Átláthatóság és nyomon követhetőség
    Minden iratnak legyen egyértelmű útja: keletkezés, iktatás, tárolás, megőrzés, selejtezés.
  2. Pontosság és hitelesség
    Az iratok tartalmát nem szabad megváltoztatni vagy manipulálni. Minden dokumentum valós és hiteles információt kell, hogy tartalmazzon.
  3. Hozzáférhetőség és védelem
    Az iratokhoz csak az férhet hozzá, akinek feladata ellátásához szüksége van rá.
    Az érzékeny adatok védelméről minden munkatárs köteles gondoskodni.
  4. Jogszabályi megfelelés
    Az iratkezelés során figyelembe kell venni a vonatkozó jogszabályokat, különösen:
    • az adatvédelemre (GDPR, Infótörvény),
    • a számviteli törvényre,
    • a levéltári és iratkezelési előírásokra (amennyiben releváns).
  5. Egységesség
    A fenntartó minden működési egységében azonos szabályok vonatkoznak az iratkezelésre, így biztosított a konzisztencia és az átláthatóság.

Az iratkezelés alapfolyamata

  1. Irat keletkezése és beérkezése

Irat keletkezhet:

  • a fenntartó vagy az engedélyes szolgáltató által előállítva (pl. szerződés, megállapodás, ajánlat, jegyzőkönyv),
  • vagy beérkezhet kívülről (pl. ügyféllevél, hatósági irat).

Minden beérkező dokumentumot iktatni kell a központi nyilvántartásban, hogy nyomon követhető legyen, mikor érkezett, kitől, és ki kezeli.

 

  1. Iktatás

Az iktatás célja, hogy az irat azonosítható és visszakereshető legyen.
Az iktatási tétel tartalmazza:

  • az iktatószámot,
  • az ügy tárgyát,
  • a beérkezés vagy keletkezés dátumát,
  • az ügyintéző nevét,
  • az irat típusát (beérkező, kimenő, belső).

 

  1. Ügyintézés

Az iktatott iratot az illetékes munkatárs vagy vezető megkapja, aki intézkedik az ügyben (pl. válaszlevél, szerződéskötés, megállapodás megkötése, döntés előkészítés).
Az ügyintézés során keletkező minden kiegészítő dokumentumot ugyanahhoz az iktatószámhoz rendelt alap dokumentumhoz kell csatolni.

 

  1. Tárolás

Az iratok biztonságos tárolása történhet:

  • papíralapon: zárt szekrényben, hozzáférési jogosultsággal,
  • elektronikusan: védett szerveren, felhőben vagy dokumentumkezelő rendszerben.

A fájlnevek és mappastruktúrák legyenek egyértelműek, pl.
Fenntartó_Megállapodás_X1 CSB_YZgyermek_2025XXYY.pdf

 

  1. Megőrzés és selejtezés

Minden irattípusnak megvan a megőrzési ideje, amely jogszabály vagy belső szabályzat alapján történik, íme néhány példa:

  • Számviteli iratok: 8 év,
  • Személyzeti dokumentumok: alapvetően 50 év, (változás van folyamatban)
  • Általános ügyiratok: 5 év,
  • Rövid távú belső jegyzetek: 1 év.

A megőrzési idő lejárta után az irat selejtezhető, ha már nincs jogi vagy üzleti jelentősége.
Selejtezés előtt minden esetben dokumentálni kell a döntést és meg kell semmisíteni az iratot biztonságos módon (pl. iratmegsemmisítő, adatvégleges törlés).

Elektronikus iratkezelés

Az elektronikus dokumentumok (e-mailek, PDF-ek, szerződések, megállapodások, űrlapok stb.) ugyanolyan értékűek, mint a papíralapúak, ha:

  • azonosítható a keletkezés forrása,
  • nem módosíthatók visszamenőleg,
  • biztonságosan tárolhatók és visszakereshetők.

A cégnél használt e-mail-fiókok és felhőszolgáltatások (pl. Google Drive, OneDrive stb.) esetében:

  • a dokumentumokat mindig a kijelölt mappákban kell elhelyezni,
  • magán- és céges anyagokat nem szabad keverni,
  • az érzékeny adatokat jelszóval védett formában kell továbbítani.

Hozzáférési és adatvédelmi szabályok – néhány gyakorlatias szempont

  • Minden munkatárs csak azokat az iratokat tekintheti meg, amelyek a munkájához szükségesek.
  • A személyes adatokat tartalmazó iratokhoz kizárólag az arra jogosult személyek férhetnek hozzá.
  • Az iratok külső félnek történő átadását (pl. hatóság, partnercég) csak a vezető engedélyezheti.
  • A nyomtatott dokumentumokat ne hagyjuk közös helyiségekben, a digitális iratokat pedig ne osszuk meg nyilvános linkkel.

Iratokkal kapcsolatos felelősségi leggyakoribb általános kérdések

  • Cégvezető: az iratkezelési rendszer kialakításáért és felügyeletéért felel.
  • Ügyintézők / adminisztrátorok: az iratok iktatását, nyilvántartását és archiválását végzik.
  • Munkatársak: a napi működés során keletkező dokumentumokat a szabályok szerint kezelik és tárolják.
  • Informatikai felelős: gondoskodik az elektronikus iratok biztonságáról, mentéséről és hozzáférés-kezeléséről.

Oktatás és ellenőrzés

Az új munkatársaknak belépéskor, munkakörbe lépéskor tájékoztatást kell kapniuk az iratkezelési szabályokról/szabályzatról, adatkezelésről és adatvédelemről.
A cég időszakosan (évente legalább egyszer) ellenőrzést végez, hogy az iratkezelés megfelel-e a szabályoknak.


Ellenőrzéskor vizsgálják:

  • az iktatások pontosságát,
  • a megőrzési rendet,
  • az adatvédelmi előírások betartását.

 

Az iratkezelés célja nem a bürokrácia növelése, hanem a rendezettség, átláthatóság és biztonság biztosítása a fenntartó és az engedélyes szolgáltatások működésében.

 

Ha szeretnéd profi segítséggel megvalósítani saját családi bölcsődédet, tekintsd meg szolgáltatásainkat az alábbi linkeken!

Előző posztjaink

Előző posztjaink